Audit Produksi dan Operasi
PENGERTIAN
AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI
Audit produksi dan operasi melakukan
penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi
untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis,
efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit
produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.
Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara
lain :
1.
Proses
produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
2.
Kekurangan/kelemahan
yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
3.
Konsistensi
berjalannya proses harus diungkapkan.
4.
Pendekatan
proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5.
Berjalanya
tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang
terkait.
AUDIT
OPERASIONAL TERHADAP FUNGSI PRODUKSI
Audit
operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi
merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.
Selain itu,
produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen menjalankan
fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi
dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk
mencapai tujuan produksi yang telah ditetapkan.
Audit
produksi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi
produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan
memuaskan (ekonomis, efektif, dan efisien). Beberapa alasan yang mendasari
perlunya dilakukan audit produksi, antara lain:
1.
Proses
produksi dan operasi hams berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
ditetapkan.
2.
Kekurangan/kelemahan
yang terjadi hams ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki
diperbaiki
3.
Konsistensi
berjalannya proses hams diungkapkan
4.
Pendekatan
proaktif haras menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5.
Berjalannya
tindakan korektif hams mendapat dorongan dan dukungan dari
berbagai pihak yang terkait.
berbagai pihak yang terkait.
PRINSIP –
PRINSIP UMUM AUDIT :
1. Tujuan utama
audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan
saat ini sudah sesuai dengan criteria (peraturan,kebijakan, tujuan, rencana,
standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan
konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta
mengidentifikasikan wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.
2. Auditor
harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang
cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam
menerapkan criteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor
harus mengklarifikasikan ketidaksesuaian yang terjadi antara aktifitas produksi
dan operasi dengan kebutuhan criteria (standar) yang telah ditetapkan dan
membuat rekomendasi untuk peningkatan.
TUJUAN AUDIT
OPERASIONAL :
- Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam badan usaha.
- Untuk menilai apakah sumber daya (manusia,mesin, dana, harta lainnya ) yang dimiliki badan usaha telah dugunakan efisien dan ekonomis.
- Untuk menilai efektifitas badan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan – kelemahan terhadap penerapan struktur pengendalian internal, system pengendalian manajemen dan produser operasional badan usaha, dalam rangka meningkatkan efisien, keekonomisan, dan efektivitas kegiatan operasi badan usaha.
MANFAAT
AUDIT OPERASIONAL :
- Memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang ditetapkan.
- Memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan.
- Menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi.
- Menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya.
TAHAP –
TAHAP AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI :
i.
Audit
Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan
perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Untuk mengonfirmasi
scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang
organisasi auditee, objek yang akan diaudit mengenal lebih lanjut kondisi
perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.
Setelah melakukan tahapan audit ini,
auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan – kelemahan yang mungkin
terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee.
ii.
Review dan
pengujian terhadap pengendalian manajemen
Berdasarkan data yang diperoleh pada
audit pendahuluan, auditor pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap
tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta variable-variabel yang
mempengaruhinya. Veriabel – variable ini meliputi berbagai kebijakan dan
peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktifitas, praktik yang
sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber yang dibutuhkan dalam
menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.
Pada tahap ini auditor juga
mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan – gangguan
yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi
dan operasi.
Berdasarkan review dan pengujian
yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat
diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk
melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang
telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.
Auditor
dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective)
yang akan didalami pada audit lanjutan.
iii.
Audit
Lanjutan(terinci)
Auditor melakukan audit yang lebih
dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan
(dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak
perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat
yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan (nonconformances)
yang ditemukan auditor.
Untuk mendapatkan informasi yang
lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan (
audit checklist) yang ditunjukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan
berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
iv.
Pelaporan
Laporan audit disajikan dengan
format sebagai berikut :
a.
Informasi
Latar Belakang
b.
Kesimpulan
Audit dan Ringkasan Temuan Audit
c.
Rumusan
Rekomendasi
d.
Ruang
lingkup audit
v.
Tindak
lanjut
Rekomendasi yang disajikan auditor
dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan yang ditawarkan untuk
meningkatkan berbagai kelemahan ( kekurangan) yang masih terjadi pada
perusahaan.
RUANG
LINGKUP AUDIT
Secara keseluruhan ruang lingkup audit
produksi dan operasi meliputi :
a.
Rencana
produksi dan operasi
Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk
yang dipersyaratkan, aktifitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi,
rencana persediaan, keungan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat timbal
balik hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Suatu rencana induk memuat tentang :
1.
Jadwal induk
produksi.
2.
Penilaian
atas penggunaan kapasitas produksi.
3.
Tingkat persediaan.
4.
Perencanaan
keseimbangan linyas produksi.
b. Produktivitas
dan peningkatan nilai tambah.
Lean production, suatu metode produksi ramping, yang
dikembangkan oleh produsen yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya
mampu secara signifikan memberi keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya.
Keunggulan lean production, didukung oleh kebijakan
dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya
perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik
tersebut meliputi:
1.
Penghapusan
Persediaan (Zero inventory)
Metode ini menggunakan Just in Time dalam
menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut.
2.
Tingakat
cacat no (zero defect).
Metode produk ini membangun suatu system produksi dan
operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk
setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk
mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar
kualitas yang telah ditetapkan.
3.
Meminimalkan
kebutuhan tempat (areal).
Upaya memenimalkan jarak tempuh unit produk dapat
mengurangi kebutuhan tempat dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi
yang terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi,
dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.
4.
Kemitraan
dengan pemasok.
Melibatkan pemasok ke dalam rencana keberhasilan
perusahaan merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi
modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok
dan menjalankan rencana dan standart kebutuhan bahan kepadanya, pemasok menjadi
memahami dengan baik kebutuhan perusahaan dan bertanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di
perusahaan.
5.
Tanggung
jawab pemasok.
6.
Meminimalkan
aktifitas yang tidak menambah nilai.
Melalui suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk
melakukan perbaikan secara terus – menerus, perusahaan yang menerapkan metode
ini, meminimalkan aktifitas – aktifitas yang tidak berguna (tidak menambah
nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.
7.
Pengembangan
angkatan kerja.
Dengan secara terus – menerus memperbaiki desain
pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan
kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan
kerja.
Selanjutnya
lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan
operasi perusahaan tidak efisien, meliputi :
1.
Produksi
yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan).
2.
Waktu tunggu
dan/atau waktu menganggur.
3.
Penanganan
material yang terlalu sering.
4.
Persediaan
(bahan baku/dan atau barang jadi).
5.
Pergerakan
peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.
6.
Proses
produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan).
7.
Pengolahan
kembali produk cacat.
8.
Menciptakan
tantangan dalam bekerja.
Maksudnya disini mampu menciptakan hal – hal baru
dalam pekerjaan atau ber eksperimen mencoba hal baru yang mampu membuat kita
untuk tambah maju dan tidak monoton.
TUJUAN
PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI :
1. Maksimumkan
tingkat pelayanan pelanggan.
Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus
dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan ekstranal tetapi yang harus dilayani
dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yamg tidak kalah pentingnya
adalah pelanggan internal.
2. Minimumkan
investasi pada persediaan .
Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus
terintegrasi dengan jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus
terintegrasi dengan rencana (jadwal) penyerahan kepada pelanggan. Pengendalian
yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth product Ion flow)
dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu yang pendek.
3. Efisiensi
produksi dan operasi.
Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang
mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam
proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal
mungkin mampu menekan pemborosan (aktifitas tidak bernilai tambah) yang
terjadi.
Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal – hal
berikut :
1.
Pengendalian
bahan baku.
2.
Pengendalian
peralatan dan fasilitas produksi.
3.
Pengendalian
transformasi.
4.
Pengendalian
kualitas.
5.
Pengendalian
barang jadi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar