BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG MASALAH
Kegiatan pembelian dalam perusahaan
dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi pemerintah atau perusahaan selain
manufaacture memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses
operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik
apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan
baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat
meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdasarkan
evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan
tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian
dilakukan oleh bagian pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan
pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan
barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan
voucher register, bukti kas keluar tidak dicap “Lunas”, tidak adanya pemisahan
dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.
2. PERUMUSAN MASALAH
Berdasar pada permasalahan yang
ditemukan, dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan pencatatan utang belum
cukup memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi manajemen
perusahaan yaitu; dibuatnya job description secara tertulis dan pembagian tugas
bagi masing-masing bagian, permintaan pembelian sebaiknya melalui gudang untuk
itu harus ada kordinasi antara bagian gudang dengan pemasaran, ciptakan sebuah
dokumen tertulis atas transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian,
tugas penerimaan barang dapat diserahkan kepada bagian gudang, buat check
register dan voucher register untuk setiap pengeluaran giro dan bukti kas
keluar, beri cap/tanda “Lunas” pada payment voucher yang sudah lunas, perlu
adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas sedini
mungkin.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian sering dianggap
fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di
perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah
proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus
membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan
atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan
barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn
tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat
sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi
perusahaan.
2. Tujuan Pembelian
Tujuan utama dalam audit manajemen
fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan
dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan
sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai
contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan
baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok Sebuah audit
manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di
perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya
peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor
mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut
mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya”
dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit manajemen menggambarkan
bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar
memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua
peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian
(atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran
perusahaan
3. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut.
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut.
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan
bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam
proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan
bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman
3. Tersedianya peralatan dan bahan
pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan
penggunaan dapat tercapai
4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku,
suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan
dengan biaya yang serendah mungkin
5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang
digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan
terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak
manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan
aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
7. Terwujudnya kerja sama dari unit
kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi
pembelian dengan baik.
Siklus normal fungsi pembelian
meliputi berikut ini
1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul
Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment
Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase
Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai
dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja
(Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order).
3. Prosedur tindak lanjut
pemesanan.
4. Penyelesaian proses
pengiriman.
5. Penyelesaian keuangan.
Terdapat 4 sasaran audit manajemen
pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.
1) Sasaran strategik fungsi
pembelian.
2) Perencanaan operasional/induk
3) Tipe dan struktur organisasi
pembelian.
4) Mekanisme pengendalian
pembelian
Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan
Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :
• Jenis-jenis transaksi dan akun
laporan keuangan yang terpengaruh
• Jenis-jenis dokumen dan
catatan
• Fungsi-fungsi utama
• Pemisahan tugas fungsi
Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh Tiga jenis
transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah
• Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit
• Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit
• Pembayaran kewajiban yang timbul
dari transkasi pembelian
• Retur barang kepada pemasok secara
tunai atau kredit
Jenis-jenis dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan :
• Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan
• Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli
• Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang.
• Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor
• Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.
• Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal) Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.
• Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger) Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.
• Cek (check) Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.
• Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)
Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.
4. Fungsi – fungsi Utama
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.
a. Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.
b. Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.
c. Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.
d. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.
e. Pengeluaran (Disbursement)
Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.
f. Utang usaha ( Account Payable)
Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.
g. Buku Besar (General Ledger)
Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.
h. Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar.
5. Pedoman Audit Pembelian.
Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya sesuai barang yang diperlukan dan perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana yang baik, harga pasar bahan/barang tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya. Setelah permintaan pesanan datang dari bagian yang membutuhkan maka bagian pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam surat pesanan ini jumlah yang dipesan, harga barang, cara pcmbungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang. Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai spesifikasi, pembeli berhak mengembalikannya.
Surat pesanan yang dibuat banyaknya tergantung dari sistem administrasi/akuntansi perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-kurangnya diperlukan :
1 lembar untuk supplier
1 lembar untuk bagian penerimaan
1 lembar untuk bagian pemnbukuan
1 lembar untuk bagian yang membutuhkan pengadaan barang
Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian penerimaan akan mengaudit apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan apa yang dipesan. Apabila barang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan laporan kepada bagian pembelian dan pesananditeruskan kebagian penyimpanan (gudang).
Laporan penerimaan dibuat dalam beberapa rangkap antara lain:
1 lembar dikirim ke bagian pembelian
1 lembar dikirim ke bagian akuntansi
1 lembar dikirim ke bagian gudang
Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan kepada bagian pembukuan. Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap dari surat ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk dipakai dalam pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian gudang mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan pada biaya produksi.
Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan pemakaian bahan yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan di atas adalah sangat berhubungan sekali, apakah telah dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa catatan-catatan saja.
Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit pembelian dan pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana audit sebelum melakukan tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus didokumentasikan.
Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan terhadap pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi yang diperlukan mengenai semua aspek penting dari pelaksanaan pembelian dan pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut.
Informasi ini akan dipakai sebagai alat kerja dalam merencanakan tahap pelaksanaan audit terhadap audit pembelian dan pemakaian bahan baku yang sekaligus mencakup :
1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit
2. Memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang akan diaudit
3. Menentukan sumber daya yang perlu untuk melakukan audit
4. Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam audit
5. Melakukan pemahaman dan survey lapangan, mengenai kegiatan dan pengendalian yang akan diaudit, mengetabui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit
6. Membuat audit program
7. Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa audit akan disampaikan.
8. Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit
Rumusan Sasaran Strategy Sebagai Objek Audit
• Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan
• Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli
• Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang.
• Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor
• Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.
• Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal) Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.
• Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger) Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.
• Cek (check) Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.
• Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)
Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.
4. Fungsi – fungsi Utama
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.
a. Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.
b. Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.
c. Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.
d. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.
e. Pengeluaran (Disbursement)
Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.
f. Utang usaha ( Account Payable)
Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.
g. Buku Besar (General Ledger)
Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.
h. Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar.
5. Pedoman Audit Pembelian.
Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya sesuai barang yang diperlukan dan perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana yang baik, harga pasar bahan/barang tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya. Setelah permintaan pesanan datang dari bagian yang membutuhkan maka bagian pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam surat pesanan ini jumlah yang dipesan, harga barang, cara pcmbungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang. Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai spesifikasi, pembeli berhak mengembalikannya.
Surat pesanan yang dibuat banyaknya tergantung dari sistem administrasi/akuntansi perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-kurangnya diperlukan :
1 lembar untuk supplier
1 lembar untuk bagian penerimaan
1 lembar untuk bagian pemnbukuan
1 lembar untuk bagian yang membutuhkan pengadaan barang
Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian penerimaan akan mengaudit apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan apa yang dipesan. Apabila barang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan laporan kepada bagian pembelian dan pesananditeruskan kebagian penyimpanan (gudang).
Laporan penerimaan dibuat dalam beberapa rangkap antara lain:
1 lembar dikirim ke bagian pembelian
1 lembar dikirim ke bagian akuntansi
1 lembar dikirim ke bagian gudang
Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan kepada bagian pembukuan. Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap dari surat ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk dipakai dalam pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian gudang mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan pada biaya produksi.
Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan pemakaian bahan yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan di atas adalah sangat berhubungan sekali, apakah telah dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa catatan-catatan saja.
Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit pembelian dan pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana audit sebelum melakukan tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus didokumentasikan.
Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan terhadap pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi yang diperlukan mengenai semua aspek penting dari pelaksanaan pembelian dan pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut.
Informasi ini akan dipakai sebagai alat kerja dalam merencanakan tahap pelaksanaan audit terhadap audit pembelian dan pemakaian bahan baku yang sekaligus mencakup :
1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit
2. Memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang akan diaudit
3. Menentukan sumber daya yang perlu untuk melakukan audit
4. Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam audit
5. Melakukan pemahaman dan survey lapangan, mengenai kegiatan dan pengendalian yang akan diaudit, mengetabui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit
6. Membuat audit program
7. Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa audit akan disampaikan.
8. Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit
Rumusan Sasaran Strategy Sebagai Objek Audit
Pelaksana kegiatan audit harus
berusaha mencari dan menemukan informasi tentang rumusan sasaran strategik
fungsi pembelian dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti besaran
perusahaan, pada sektor industri apa perusahaan bergerak, berbagai jenis
pengeluaran yang dilakukan, terutama dalam jumlah besar, tipe-tipe produk yang
dihasilkan dan dipasarkan serta dijual oleh perusahaan. Kemampuan peruahaan
untuk menduduki posisi tawar yang kuat atau tidak.
Perencanaan Induk Sebagai Objek
Audit
Rencana induk bidang pembelian
sangat penting untuk dijadikan objek audit. Sebab tepat tidaknya rencana induk
akan berpengaruh kuat pada lancar tidaknya berbagai kegiatan lain dalam
perusahaan, diselenggarakan, termasuk perencanaannya. Dengan kata lain, satuan
pembelian harus mengkoordinasikan kegiatan dan proses perencanaannya dengan
berbagai satuan atau bidang lain dalam perusahaan yang bersangkutan. Bahkan
rencana induk perusahaan sebagai keseluruhan juga turut dipengaruhinya.
Contoh konkretnya adalah bahwa jika rencana induk satuan pembelian
dikoordinasikan dengan baik dengan rencana produksi, rencana pemasaran, rencana
promosi dan periklanan serta rencana penjualan, berarti bahwa kegiatan produksi
akan berjalan lancar berkat tersedianya bahan mentah dan bahan baku yang
diperlukan dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahannya oleh pemasok.
Pada gilirannya, jika proses produksi berjalan lancar, bidang pemasaran dan
bidang-bidang lainnya akan dapat melakukan fungsinya dengan baik.
Tipe dan Struktur Organisasi
sebagai Objek Audit
Fungsi Pembelian diselenggarakan
secara terpusat artinya hanya ada satu unit kerja yang diberi tugas dan
tanggung jawab untuk melakukan segala jenis pembelian barang, bahan, mesin,
suku cadang dan sarana kerja lainnya. Selain itu satuan kerja pembelian harus
mampu bekerja sama dengan berbagai pihak yang harus dilayani dan didukungnya.
Kemampuan satuan kerja pembelian menjual dirinya kepada komponen-komponen lain
perlu dibuktikan antara lain dengan jalan (a) tidak menonjolkan kekuasaannya, (b)
penekanan pentingnya koordinasi dan kerja sama, (c) bahwa posisi yang diduduki
oleh satuan kerja tersebut dalam organisasi sudah tepat, dan (d) bahwa di
jajaran unit kerja terdapat tenaga kerja yang memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang memungkinkan mereka memberikan pelayanan yang diperlukan oleh
semua komponen lain dengan efisien dan efektif.
Mekanisme Pengendalian Pembelian sebagai
Objek Audit
Pada intinya, menjadikan mekanisme
pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi tentang
tiga hal, yaitu : (a) menjamin bahwa pembelian terselenggara dengan orientasi
pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan, (b) kebutuhan seluruh
satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi, dalam arti jumlah jenis, mutu dan
waktu penyerahan, dan (c) kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan
kebijaksanaan pembelian terpusat.
Apabila dalam perusahaan,
kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan, pelaksana audit perlu
mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan dengan demikian
dapat dibuat suatu deksripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai
suatu analisis tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis
tentang keunggulan dan kelemahannya.
Pengalaman banyak perusahaan
menunjukkan bahwa merupakan tindakan yang bijaksana dari pihak manajemen
apabila kebijaksanaan pembelian dinyatakan secara tertulis. Dengan demikian
akan jelas terlihat pada tingkat mana wewenang dan tanggung jawab pembelian
diletakkan yang bisa berarti pada tingkat perusahaan, tingkat satuan bisnis,
tingkat bidang fungsional atau bahkan mungkin tingkat operasional.
6. Hasil audit manajemen fungsi
pembelian
Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan dan juga rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut sehingga di masa depan dapat diminimalkan atau dihilangkan
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan dan juga rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut sehingga di masa depan dapat diminimalkan atau dihilangkan
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
BAB III
Kesimpulan
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dn tanggung jawab departemen pembelian. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok
DAFTAR PUSTAKA
·
http://ngeblogwebid.blogspot.com/2009/12/konsep-dasar-dan-lingkup-audit.html
masodah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../audit+manajemen.ppt
·
Bayangkara, IBK. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi.
Salemba Empat. 2010
·
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan
efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
·
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
·
http://audit-proses-pembelian-dan-pengeluaran.html
2006-2-00796-AK-Abstrak
·
http://AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN _ Thi's Blog.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar