Manajemen Audit
AUDIT
PRODUKSI DAN OPERASI
Pengertian
audit produksi dan operasi
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara
komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan
apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis,efektif, dan
efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi
juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga
berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.
Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya
audit ini, antara lain :
·
Proses
produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
·
Kekurangan/kelemahan
yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
·
Kosisten
berjalannya proses harus diungkapkan.
·
Pendekatan
proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
·
Berjalannya
tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang
terkait.
Prinsip –
Prinsip Umum
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap
pelaksanaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan
tugas profesionalnya yaitu :
Ø Tujuan utama
audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan
saat ini sudah sesuai dengan criteria (peraturan, kebijakan, tujuan, rencana,
standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk produk yang
dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta
mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.
Ø Auditor
harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang
cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam
menerapkan criteria yang telah ditetapkan.
Ø Auditor
harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi
dan operasi dengan kebutuhan criteria (standar) yang telah ditetapkan dan
membuat rekomendasi untuk peningkatan.
Tujuan Audit
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit
ini adalah untuk mengetahui :
Ø Apakah
produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)
Ø Apakah
strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan
antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya
serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
Ø Apakah
strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, antara lingkungan eksternal serta peluang yang
dimiliki perusahaan.
Ø Apakah
proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
Ø Apakah
penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses
secara ekonomis. Efektif dan efisien.
Ø Apakah
pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang
sesuai dengan kuantitas, kualitas dan waktu yang telah ditetapkan.
Ø Apakah
setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah
melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah
ditetapkan perusahaan.
Manfaat
Audit
Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu
manajemen dalam menilai bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung
pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Secara rinci audit ini
memberikan manfaat sebagai berikut :
Ø Dapat
memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan
kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi
yang telah ditetapkan.
Ø Dapat memberikan
Informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah
dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.
Ø Dapat
menetukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi
dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Ø Dapat
menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan
perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian
tujuan.
Tahap –
Tahap Audit
Tahap audit produksi dan operasi meliputi :
Ø Audit
pendahuluan.
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara
pihak auditor dengan organisasi auditee. Pertemuan
ini juga bertujuan untuk mengkonfirmasi scope
audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian Informasi umum tentang
organisasi auditee, objek yang akan
diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan
pada proses produksi dan operasi.
Ø Review dan
pengujian terhadap pengendalian manajemen.
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian
terhadap beberapa perubahan yang terjadi pada struktur perusahaan, system
manajemen kualitas, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia kunci dalam
perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Disamping itu juga, pada tahap ini
auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan
gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yanmg mengakibatkan terhambatnya
pencapain tujuan produksi dan operasi. Review terhadap hasil auditor
terdahulu juga dilakukan untuk menetukan berbagai tindakan korektif yang harus
diambil.
Ø Audit
lanjutan (terinci).
Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih
dalam dan pengembangan temuan tehadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan
(dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Untuk menmdapatkan
Informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar
pertanyaan yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan
berkompetenberkaitan dengan masalah yang diaudit.
Ø Pelaporan.
Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikutn
:
·
Informasi
latar belakang.
·
Kesimpulan
audit dan ringkasan temuan audit.
·
Rumusan
rekomendasi.
Ø Tindak
lanjut.
Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya
merupakan altrnatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai
kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut
(perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan
organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.
Ruang
Lingkup Audit
Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi
keseluruhan dari program/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang
merupakan bagian dari wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian
tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi
meliputi :
Ø Rencana
produksi dan operasi.
Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana
fungsi-fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian
tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar
atas produk yang dipersyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas
produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan
tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Kondisis internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan
yang terjadi pada perusahaan, yang akan mempengaruhi strategi dalam mengelola
peluang-peluang dan pencapaian tujuan perusahaan. Rencana induk ini harus
mencerminkan optimalisasi penggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah
semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan
rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas rencana penggunaanya,
peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan
berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk
memuat tentang :
·
Jadwal induk
produksi.
·
Penilaian
atas penggunaan kapaistas produksi.
·
Tingkat
persediaan.
·
Perencanaan
keseimbangan lintas produksi.
Ø Produktivitas
dan peningkatan dan nilai tambah.
Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu
diikuti dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha
dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun
pelanggan. Penerapan teknologi mutakhir, metode produktif inovatif daapt
meningkatkan efesiensi proses. Lean
production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen
yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara
signifikan memberi keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode
produksi ini menekankan kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi
celah-celah kesalahan yang masih terbuka. Untuk menunjnag kesuksesannya, metode
ini mensyaratkan adanya proses belajar, kreativitas, kerja kelompok yang
berkelanjutan dan komitmen bersama untuk melakukan perbaikan terus menerus
serta manfaat penuh kemampuan semua pihak.
Keunggulan lean
production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara
maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan
keunggunlan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :
·
Penghapusan
persediaan.
·
Tingkat
cacat.
·
Meminimalkan
kebutuhan tempat.
·
Kemitraan
dengan pemasok.
·
Tanggung
jawab pemasok.
·
Meminimalkan
aktivitas yang tidak menambah nilai.
·
Pengembangan
angkatan kerja.
·
Menciptakan
tantangan dalam kerja.
Ø Pengendalian
produksi dan operasi.
Pengendalian produksi dan operasi menyangkut
pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (criteria)
operasi yang ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar
tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar
keseimbangan antara sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat
dipertahankan.
Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi
meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi :
·
Maksimumkan
tingkat pelayanan.
·
Minimumkan
investasi pada persediaan.
·
Efisiensi
produksi dan operasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar